Como organizar las tareas

Desde que decide embarcarse en la aventura de iniciar un emprendimiento, el emprendedor deberá ser una especie de “hombre orquesta” (o mujer orquesta) que se dedica a hacer todas las tareas que requiere poner en marcha su emprendimiento. Para evitar olvidos, demoras, retrasos que lo pueden perjudicar mucho, o volverse loco desde el principio ante tantas cosas por hacer (que también que lo puede perjudicar mucho) conviene organizar las tareas desde el principio para lograr una mayor eficiencia y para optimizar el tiempo que dedicamos a nuestro emprendimiento. Ahora, ¿como nos organizamos las tareas? Yo utilizo seis cosas para organizarme:

1. Una agenda de papel (me parece más cómoda que las electrónicas)
2. Un calendario para anotar los compromisos en cada fecha. La ventaja con respecto de la agenda es que nos permite tener una visión completa de los compromisos del mes en curso. Conviene tenerlo en un lugar visible y utilizar distintos colores para resaltar los diferentes compromisos. Yo primero empecé a usar uno de papel, luego probé el calendario de Gmail, es bastante cómodo y sencillo de usar, pero para quienes no tienen esa dirección de mail, existen varios software que tienen funciones similares. La ventaja del calendario en la PC es que se puede modificar las veces que sea necesario sin tener que hacer uno nuevo o corregirlo como el de papel.
3. Una lista de tareas pendientes. Conviene dividirla en tareas urgentes, sencillas (o que llevan poco tiempo) y tareas que pueden esperar. En el libro El Estilo Mary Kay, Mary Kay recomienda anotar 6 cosas por día par cumplir ese día y tacharlas a medida que se realizan. Yo sugiero que sean menos. Si la agenda no nos da para 6, es preferible que sean 3 concluidas y bien hechas que 6 por la mitad. Pero cada uno puede experimentar y ver cuantos compromisos puede manejar cómodamente sin complicarse. Yo la guardo en la agenda y marco lo más urgente con un resaltador.
4. Un porta tarjetas. Se consiguen en cualquier librería. Antes de tenerlo, amontonaba las tarjetas que me daban en la agenda y me hacía un lío cuando las buscaba, y a otras las perdía de vista. Ahora las tengo todas ordenadas en un solo lugar.
5. Una carpeta para papeles. Si tienen la costumbre de anotar todo en papelitos como yo, o guardar recortes de diarios o revistas, conviene tener una carpeta con elásticos o un sobre grueso de buen tamaño para guardarlos, y con clips de colores para diferenciarlos por temas. Una buena idea es ponerle la fecha a todo lo que se anota. Una vez quise sacar una nota del diario y me olvidé de anotar la fecha. Por supuesto que no la volví a encontrar. A partir de entonces, siempre anoto la fecha cuando me interesa una nota.
6. Una guía de calles. Aunque hace 32 años que vivo en Buenos Aires, cada vez que voy a un lugar que no conozco, si no tengo una guía a mano me pierdo. Y aún con la guía no me resulta sencillo ubicarme.

Dilbert 3: En forma usando el ratón, de Scott Adams

Además de los elementos básicos para organizarse, también hay algunas cosas que conviene poner en práctica para ser más eficiente:

• Si una tarea es sencilla o se puede hacer rápido, conviene hacerla de inmediato. Dilatarla sólo nos hace perder el tiempo y corremos peligro de olvidarla. Si una tarea es demasiado extensa, se puede dividirla en subtareas más pequeñas.
• Cuando tenemos varias cosas pendientes, conviene hacer una sola cosa por vez o no se prestará atención a ninguna. Cuando tenía una pila de libros sobre mi escritorio me di cuenta que no había terminado de leer ninguno. Y aunque lo hubiera hecho, tendría que volver a releerlo más adelante; así que decidí leer uno a la vez y guardar el resto hasta el momento que los necesite. Si dejamos cosas inconclusas nos lleva más tiempo terminarlas, hacerlas de una vez nos ahorra tiempo y esfuerzo.
• Imponernos un horario límite o una fecha límite para terminar algo nos puede ayudar a no dilatar una tarea más de lo estrictamente necesario. En caso de ser necesario, el horario o la fecha límites pueden ser flexibles.
• Al postergar algo que no nos gusta sólo conseguimos estar más tiempo pensando en ello, y llevarlo a cuestas como una pesada carga. Es mejor sacarse de encima lo que más nos desagrada lo más rápido posible.

Por supuesto que ningún método es 100% infalible. Está en cada uno vigilar de no volver a caer en viejos y malos hábitos una vez que logramos organizarnos. Y como siempre que decidimos incorporar un cambio en nuestra rutina, adaptarse lleva tiempo. Hasta la próxima.

Calvin & Hobbes es del genial Bill Waterson